Werkzaamheden VvE Beheer
- Secretariaat:
- Het voeren van een algemeen Secretariaat
- Het uitschrijven van een Algemene Ledenvergadering (ALV) 1x per jaar
- Het organiseren van de ALV
- Het opstellen van de agenda, notuleren en uitwerken van de notulen van de ALV
- Het verzenden van agenda’s en notulen
- Het verzorgen van communicatie met leden per mail
- Actualisatie inschrijving Kamer van Koophandel
- Het onderhouden van contact met leden
- Het verzorgen van alle correspondentie tussen bestuur en bewoners
- Het voeren van de noodzakelijke correspondentie met notaris, makelaars e.d.
- Bereikbaarheid tijdens kantooruren
- Bereikbaarheid 24/7 in geval van calamiteiten(geen verplichting)
- Ledenadministratie:
- Het invoeren en actueel houden van het ledenadministratie in modern software systeem
- Het verzenden van facturen aan bedrijfsmatige leden
- Jaarlijks de voorzitter voorzien van een actuele ledenlijst
- De voorzitter informeren inz. nieuwe leden en opzeggingen
- Kennismakingsbezoek bij aanvang opdracht.
- Financiële Administratie:
- Het voeren van een grootboekadministratie
- Het verwerken en incasseren van de ledenbijdrage
- Het maken van een jaarrapportage Balans, V&W rekening
- Het maken van een begroting voor het nieuwe boekjaar
- Boekjaren lopen van 1 januari t/m 31 december
- Het openen en beheren van de Bank- en/of spaarrekeningen
- Het betalen van rekeningen e.d. tot een bedrag van € 5.000,00, daarboven betalingen verrichten na akkoord van de penningmeester
- Het opnemen van actuele banksaldi in de notulen van de ALV
- Het inschakelen van incassobureau en/of deurwaarder.
- Het verstrekken van administratieve gegevens bij verkoop aan notaris en makelaar.
- Het administreren van lopende overeenkomsten w.o. verzekeringen.
- Het archiveren van de administratieve en andere stukken conform de wettelijke bewaartermijnen.
- Technisch Beheer:
- Het aanvragen, beoordelen, afsluiten, beheren en bewaken van
- Het inschakelen van aannemers en installateurs in geval van calamiteiten.
- Het uitvoeren van regulier onderhoud.
- Het aanvragen en beoordelen van offertes voor groot onderhoud (niet inclusief)
- Het opdragen van groot onderhoud (niet inclusief).
- Het begeleiden van de uitvoering van groot onderhoud. (niet inclusief)
- Het verzorgen van schademeldingen, afhandeling van schades met betrokkenen, verzekeringsmaatschappijen en schadeherstellers.
- Opzetten Meerjarenonderhoudsplan – 8 jaar.
- Herziening MJOP elke 5 jaar.
- Bezoekfrequentie 1x per jaar